使用Google進(jìn)行時(shí)間管理

         本文主要講的是工作方法的一個(gè)重要內(nèi)容—“時(shí)間管理”，并且介紹了一個(gè)使用Google個(gè)性化主頁來進(jìn)行時(shí)間管理的簡(jiǎn)易方法。前一陣我們公司的相關(guān)時(shí)間管理的培訓(xùn)給了我很大啟發(fā)，促使我將這個(gè)好觀念介紹給更多的人，同時(shí)結(jié)合我自己使用的Google工具來實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理的方法，如果你想改善自己的工作效率，那么請(qǐng)繼續(xù)往下看。

　　時(shí)間管理的理論知識(shí)我就不介紹了，市場(chǎng)上關(guān)于這方面的書非常多，相關(guān)的培訓(xùn)也很多。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理是就是如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。時(shí)間管理的方法是通過良好的計(jì)劃來完成的。

　　第一，時(shí)間“規(guī)劃”

　　提高工作效率最關(guān)鍵的部分是規(guī)劃。規(guī)劃你自己的工作計(jì)劃和過程，充分利用有限的時(shí)間，這是高效完成自己工作的有效方法。

　　時(shí)間規(guī)劃一般分為長(zhǎng)期規(guī)劃和短期規(guī)劃，一般可以在年初制定本年計(jì)劃，月初制定月計(jì)劃，周一制定周計(jì)劃。每天的工作計(jì)劃一般也可以預(yù)先制定，但是由于工作內(nèi)容的復(fù)雜性以及臨時(shí)隨機(jī)任務(wù)，每天的計(jì)劃會(huì)非常難以管理。

　　時(shí)間規(guī)劃的難點(diǎn)是一天時(shí)間的規(guī)劃和分類，一天一共24小時(shí)，除了上班時(shí)間外就是個(gè)人業(yè)余時(shí)間，上班時(shí)間的工作一般是一些日常工作或者臨時(shí)任務(wù)，而業(yè)余時(shí)間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不是緊急事情，往往思考累計(jì)到一定階段就可以水到渠成，輕松完成。下面我們主要講講工作時(shí)間的事務(wù)細(xì)分。

　　第二，時(shí)間“四象限”法

　　時(shí)間“四象限”法是目前很時(shí)髦的一種時(shí)間管理理論，我參加的培訓(xùn)主要講的就是這方面的內(nèi)容?！八南笙蕖狈ㄊ敲绹?guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會(huì)議等）、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。

　　重要緊急的事馬上做，例如處理客戶投訴、處理服務(wù)器故障等突發(fā)性問題，盡量以最短最快的時(shí)間內(nèi)完成這些事情。

　　其次是做重要而不緊急的事，這一類的事情影響深遠(yuǎn)，例如學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能等，這類事情的效益是中長(zhǎng)期的，科維提出的時(shí)間管理理論的的重點(diǎn)是把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理重要但不緊急的工作上。

　　緊急但不重要的事，要學(xué)會(huì)說“不”。一個(gè)人的時(shí)間和精力是有限的，對(duì)于自己不重要的事情，能不做就不做，想辦法將事情推脫給其它部門，拒絕或推脫工作要講究技巧，不要直截了當(dāng)，要委婉，用讓上級(jí)覺得確實(shí)是合理的理由來拒絕這個(gè)新增派的任務(wù)。一個(gè)人只有學(xué)會(huì)說“不”，他才會(huì)得到真正的自由。當(dāng)然這并不等于推卸責(zé)任，如果確實(shí)需要自己來完成，那么就使用最短的時(shí)間完成這些工作。

　　對(duì)于不重要也不緊急的事，盡量不去做。如果確實(shí)需要做，那么要嚴(yán)格限定時(shí)間，比如寫博客，限定一個(gè)小時(shí)，時(shí)間一到就立刻停止寫作，千萬不要被無聊的人和無關(guān)重要的事纏住。

　　因此，只要我們把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，合理安排時(shí)間，我們就能做到自己的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，工作效率就會(huì)大幅提升，一段時(shí)間過后，等待你的就會(huì)是升職和加薪。

　　第三，利用“Google個(gè)性化主頁”進(jìn)行時(shí)間管理

　　時(shí)間管理需要一個(gè)簡(jiǎn)單而有效的工具來實(shí)現(xiàn)，通過我對(duì)于Google在工作上的一些應(yīng)用后發(fā)現(xiàn)，Google的個(gè)性化主頁就可以完成時(shí)間管理。

　　我們需要的時(shí)間管理工具必須是基于網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)，因?yàn)槲覀兩习嗪图彝ナ褂玫牟皇且慌_(tái)電腦，但我們需要看到同一個(gè)服務(wù)界面，通過Google帳戶登錄Google的個(gè)性化主頁就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

　　首先使用一個(gè)Google帳號(hào)登錄個(gè)性化主頁，將頁面上默認(rèn)的內(nèi)容全部刪除，然后點(diǎn)擊“為本頁添加更多內(nèi)容”，搜索添加“天氣”，“便條紙”，“書簽”，“待辦事項(xiàng)”，然后把地址欄的zh-CN修改為en后找“Google Calendar”添加。這里最重要的一項(xiàng)是“待辦事項(xiàng)”，請(qǐng)?zhí)砑?個(gè)待辦事項(xiàng)，分別命名為“重要事務(wù)”、“不重要事務(wù)”和“業(yè)余思考”，其中前兩個(gè)是工作時(shí)間處理的事務(wù)，在工作時(shí)間，每當(dāng)接到一個(gè)新任務(wù)，都要按照“四象限”法將其分為重要且緊急，重要不緊急，不重要且緊急，不重要不緊急，添加一個(gè)新項(xiàng)目后，將其級(jí)別調(diào)整為“高”則代表“緊急”，調(diào)整為“低”則代表“不緊急”，這時(shí)候我們看到的“Google個(gè)性化主頁”應(yīng)該是如下圖的界面，這就是我們的網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)。